En la actualidad, hay algunos softwares imprescindibles que todo negocio debería utilizar, que por sus funcionalidades y características, pueden llegar a convertirse en una opción ideal para la gestión eficiente de tu organización, ya que te facilitarán la realización de muchas labores en estos entornos laborales.
En el estudio CX Trends 2024, elaborado por Zendesk, se expone que el 61 % de los clientes puede llegar a irse con la competencia después de tener una sola mala experiencia.
De este modo, el uso de la tecnología es fundamental para que tu empresa o negocio ofrezca una buena experiencia del cliente y, además, sea competitivo en un mercado cambiante en el que es vital mantenerse a la vanguardia en la optimización y automatización de procesos empresariales.
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Mejora el rendimiento de tu organización con estos 5 softwares que todo negocio debería utilizar
El rendimiento de una organización suele estar sujeto a diferentes variables y factores que inciden en este, dado que una empresa o negocio que no tenga una adecuada organización y planificación en sus procesos administrativos y operacionales, sencillamente no va a lograr alcanzar los objetivos organizacionales propuestos.
Así pues, los resultados obtenidos a partir de la ejecución de las actividades y labores que se realizan en tu organización, se encontrarán más alineados con los de las predicciones establecidas en las planificaciones de los diversos departamentos empresariales en la medida que se implementen tecnologías para optimizar el cumplimiento de estas tareas y proyectos.
De tal forma, algunos de los tipos de softwares con los que debería contar tu empresa o negocio son los siguientes:
Programas de contabilidad
Los programas de contabilidad y facturación se encuentran entre los softwares imprescindibles que todo negocio debería utilizar para mantenerse al día en el ámbito administrativo y cumplir a cabalidad con todas las obligaciones de índole financiero.
Tener un adecuado control de las finanzas puede reducir pérdidas económicas significativas para tu organización, al igual que evitará que esta puede llegar a recibir algún tipo de cargo como consecuencia de gestiones o prácticas contables inadecuadas, incurriendo por ello en la obligación de cancelar multas o asumir compromisos económicos imprevistos.
Al respecto, la facilidad de adaptarse a la factura electrónica que cumpla con los requisitos de la ley por medio del uso de un software contable, te ofrecerá múltiples beneficios en la gestión financiera de tu empresa o negocio, permitiendo a su vez que su registro contable pueda mantenerse actualizado constantemente.
Entre las ventajas de implementar un programa para la contabilidad empresarial, podemos resaltar las siguientes:
- Dispondrás de información contable transparente de tu negocio o empresa, pudiendo observar cada uno de los movimientos financieros realizados para saber el estado actual en el que se encuentra en el plano económico.
- Crea facturas personalizadas que muestren la seriedad y profesionalismo de tu marca corporativa.
- Elabora asientos contables de manera automática para mantener actualizados los movimientos financieros de tu negocio.
Software de gestión de proyectos
Con relación a cuáles son los softwares imprescindibles que todo negocio debería utilizar, uno que permita llevar a cabo la gestión de proyectos facilitará la operatividad de tu organización, contribuyendo a que las labores que se hagan en la misma sean eficientes y estén basadas en cada uno de los objetivos empresariales establecidos.
Asimismo, en vista de que la manera cómo se planifica y ejecuta un determinado proyecto puede marcar una diferencia en los resultados obtenidos en el mismo, su desarrollo tiene que estar enfocado en la organización de procesos, al igual que la división de labores específicas de acuerdo con segmentos.
Sin embargo, con estas herramientas para la gestión de proyectos, también debes tener la posibilidad de acceder a todo el proyecto en su dimensión global.
De este modo, este tipo de software de negocios te ofrecerá las siguientes facilidades a la hora de diseñar y ejecutar tus proyectos:
- Organiza adecuadamente proyectos complejos.
- Mantén un control de la manera en la que se están utilizando los recursos materiales, tecnológicos y financieros que se han pautado para los proyectos.
- Consigue que tu negocio cumpla con cada una de las fases del proyecto según los plazos establecidos.
Software de gestión de relaciones con el cliente
La relación con los clientes puede considerarse uno de los aspectos clave para hacer crecer un negocio online u offline y además, pueda ganarse la confianza de su audiencia, de manera que, para que puedas crearte una buena imagen de marca, es esencial que la forma en la interactúas con estos usuarios sea positiva.
Según el Informe del estado de la interacción con los clientes 2022, el 98 % de los consumidores de empresas B2C expuso que: “recibe experiencias personalizadas buenas o excelentes de las marcas”.
En este sentido, hay que emplear un software CRM para realizar diversas acciones, tales como analizar de manera exhaustiva el modo en el que el negocio interactúa con los clientes, puesto que estas herramientas arrojan datos cruciales en torno a los comportamientos de los usuarios.De esta manera, un software para empresas que será muy útil consiste en uno para gestionar clientes, en vista de que permiten comprender sus interacciones y con base en esa información, determinar estrategias de marketing y ventas efectivas para mejorar el rendimiento económico de la organización.
Algunos de los beneficios que ofrecen estos softwares imprescindibles que todo negocio debería utilizar son los siguientes:
- Comprende mejor las interacciones que tus clientes establecen con tu negocio.
- Identifica tendencias en tus clientes a partir de los datos obtenidos en diversos canales digitales.
- Incrementa la retención de tus clientes y contribuye con estas acciones al crecimiento de las ventas.
Software de comunicación interna
Una comunicación efectiva entre los diferentes colaboradores de tu empresa o negocio es clave para que las labores dentro de dicha organización se puedan ejecutar de una forma adecuada y con base en lo planteado en los objetivos empresariales, cumpliéndose además en los tiempos establecidos.
De este modo, entre los programas para empresas que debes tener en tu organización, uno que facilite la comunicación entre los empleados y demás miembros pertenecientes a la misma es idóneo para mejorar la gestión y ejecución de los procesos operacionales que se llevan a cabo.
Estas herramientas suelen ser chats que ofrecen la posibilidad de conectarse con otras aplicaciones y hacer diferentes acciones en estos entornos. Te permitirán compartir documentos mediante Google Drive e incluso, podrás enviar videos con instrucciones para realizar tareas y de ese modo, reducir la frecuencia de las reuniones entre colaboradores.
Algunas de las principales ventajas que estas herramientas tecnológicas te pueden ofrecer son las siguientes:
- Ayudan a disminuir la cantidad de envíos de emails entre colaboradores.
- Reducen el tiempo de respuesta a las dudas e inconvenientes que presenten los trabajadores.
- Suelen permitir que se envíen documentos a pesar de que estos sean pesados.
Terminal de punto de ventas en la nube
Este es un software para negocios físicos y digitales que por sus características y funcionalidades, es idóneo para tener los datos de stock y elaborar asientos contables de modo automático, disponiendo a su vez de toda la información financiera en Internet.
Así pues, los sistemas TPV en la nube suelen ofrecer la facilidad de procesar todas las transacciones de pago, así como las actualizaciones en línea en vez de que tengas que llevarlo a cabo desde tu equipo local.
Por otro lado, son softwares imprescindibles que todo negocio debería utilizar que cuentan con mecanismos de seguridad y protección de datos de los clientes confiables que te ayudarán a mantener resguardada la información sensible de sus tarjetas de crédito y otros instrumentos financieros.
De esta forma, los terminales de punto de ventas en la nube te proporcionarán los siguientes beneficios:
- Puedes añadir la información de los productos del catálogo de tu negocio.
- Mantén en la nube un registro de las transacciones y ventas realizadas.
- Gestiona tu negocio a distancia sin inconvenientes.
Analiza de manera exhaustiva cuáles son los software para negocios que necesita tu organización
Al momento de elegir entre diversas alternativas de softwares imprescindibles que todo negocio debería utilizar, ten en cuenta cuáles son las principales necesidades que este tiene para que puedas implementar las herramientas tecnológicas que son prioritarias.
Esto a su vez te permitirá que tu negocio se mantenga alineado con las tendencias en innovación y tecnología empresarial, lo que a su vez contribuirá a que la imagen de tu marca corporativa sea positiva y memorable.
Así pues, partiendo del análisis al detalle de las mejoras que tu organización puede tener en sus procesos administrativos y operacionales, así como en el servicio de atención al cliente ofrecido, será sencillo establecer estas transformaciones en el ámbito tecnológico, dándole la bienvenida a la innovación empresarial para día a día gestar un mejor clima organizacional.
Biografía de la autora
Maryfel Alvarado es licenciada en Letras por la Universidad del Zulia (LUZ) de Venezuela y tiene más de 5 años de experiencia en la edición y redacción de artículos sobre educación, lingüística aplicada y marketing, entre otras temáticas. Es autora del libro de poesía Teoremas del fuego (2018) y fue nombrada Embajador del idioma español de su país en el mundo por la Fundación César Egido Serrano y el Museo de la Palabra de España.
